Apprendre à gérer un budget

(Lors du séminaire interne du 15 octobre 2012, la majeure partie des discussions ayant porté sur la préparation du budget 2013, ce billet tient lieu de compte-rendu de cette réunion. Il ne s’agit évidemment pas d’entrer dans les détails, mais de faire le point sur l’apprentissage d’une des facettes de la recherche. Merci à Maxime pour l’exemple de tableau de comptes et les explications jointes).

 

Apprendre à gérer un budget…

 

c’est apprendre à évaluer ses besoins

 

L’équation est difficile car il faut anticiper et estimer nos besoins en n’ayant encore que des hypothèses et peu de réponses fermes sur l’organisation des journées d’étude (nombre et provenance des invités en particulier).

Par exemple, notre plus gros poste budgétaire concerne les frais de transport des invités : pour l’estimer au plus juste, il est préférable de savoir d’où viendront nos intervenants, et s’ils auront besoin de passer une nuit à Lyon.

Il ne faut ni sous-estimer ses besoins, au risque de manquer de fonds pour la réalisation des journées, ni les sur-estimer, au risque de dépenser trop vite un budget alloué pour deux ans et de déshériter les dernières journées programmées en 2014.

Nous disposons en moyenne de 300E pour l’organisation de chaque journée (ou demi-journée) d’étude. Outre l’objectif scientifique, le format des journées en tient nécessairement compte.

 

c’est apprendre à demander des soutiens

 

L’ENS de Lyon nous a attribué des fonds pour notre fonctionnement sur deux ans. Mais de manière ponctuelle, pour l’organisation d’une journée d’étude précise ou, en particulier, du colloque, nous aurons besoin de solliciter des financements complémentaires. Nous mesurons alors le temps, le pouvoir de conviction et les talents diplomatiques nécessaires à l’accomplissement de cette tâche qui représente une partie importante du métier de chercheur.

c’est apprendre à tenir compte de contraintes administratives diverses

 

L’ENS de Lyon nous permet de bénéficier de l’aide précieuse d’une gestionnaire, qui nous initie à ces aspects et nous conseille.

Tout d’abord, il faut s’adapter aux contraintes de calendrier :

– le budget de l’année 2013 doit être déposé en octobre 2012, il faut donc anticiper l’organisation des journées d’étude jusqu’à un an à l’avance. Une saine habitude à prendre, mais, les activités ayant débuté à la rentrée 2012, il s’agit donc de trouver le bon rythme rapidement…

– une année budgétaire n’est pas une année civile : aucune dépense n’est possible entre la fin du mois de novembre et la fin du mois de janvier. Nous devons donc nous organiser en conséquence, notamment pour engager les frais des journées d’étude qui ont lieu en janvier et mars.

Ensuite, il faut s’adapter à des contraintes de fonctionnement qui sont un peu plus compliquées que dans la vie quotidienne :

– la réservation de billets de train passe obligatoirement par une agence de voyages, ce qui entraîne des frais supplémentaires,

– lorsque nous donnons un ticket de métro à un intervenant, nous devons en fait le récupérer après utilisation pour justifier nos frais,

Pour maîtriser notre budget, nous avons conçu un tableau de suivi des entrées et dépenses. Ainsi la colonne « ressources allouées » prend-elle en compte la dotation initiale (pour l’exemple, nous indiquons 900 euros), à laquelle peuvent s’ajouter différentes subventions. La colonne « dépenses » enregistre toutes les dépenses engagées pour l’organisation des journées d’étude ou les colloques. Les dépenses sont regroupées sous différents types (transports, frais d’impression, etc.), ce qui permet de préciser quelle somme dépensée correspond à quoi et de déterminer quels sont les domaines les plus coûteux. Enfin, le tableau calcule automatiquement la somme des dépenses et le montant restant des ressources allouées.

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