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Apprendre à gérer un budget

(Lors du séminaire interne du 15 octobre 2012, la majeure partie des discussions ayant porté sur la préparation du budget 2013, ce billet tient lieu de compte-rendu de cette réunion. Il ne s’agit évidemment pas d’entrer dans les détails, mais de faire le point sur l’apprentissage d’une des facettes de la recherche. Merci à Maxime pour l’exemple de tableau de comptes et les explications jointes).

 

Apprendre à gérer un budget…

 

c’est apprendre à évaluer ses besoins

 

L’équation est difficile car il faut anticiper et estimer nos besoins en n’ayant encore que des hypothèses et peu de réponses fermes sur l’organisation des journées d’étude (nombre et provenance des invités en particulier).

Par exemple, notre plus gros poste budgétaire concerne les frais de transport des invités : pour l’estimer au plus juste, il est préférable de savoir d’où viendront nos intervenants, et s’ils auront besoin de passer une nuit à Lyon.

Il ne faut ni sous-estimer ses besoins, au risque de manquer de fonds pour la réalisation des journées, ni les sur-estimer, au risque de dépenser trop vite un budget alloué pour deux ans et de déshériter les dernières journées programmées en 2014.

Nous disposons en moyenne de 300E pour l’organisation de chaque journée (ou demi-journée) d’étude. Outre l’objectif scientifique, le format des journées en tient nécessairement compte.

 

c’est apprendre à demander des soutiens

 

L’ENS de Lyon nous a attribué des fonds pour notre fonctionnement sur deux ans. Mais de manière ponctuelle, pour l’organisation d’une journée d’étude précise ou, en particulier, du colloque, nous aurons besoin de solliciter des financements complémentaires. Nous mesurons alors le temps, le pouvoir de conviction et les talents diplomatiques nécessaires à l’accomplissement de cette tâche qui représente une partie importante du métier de chercheur.

c’est apprendre à tenir compte de contraintes administratives diverses

 

L’ENS de Lyon nous permet de bénéficier de l’aide précieuse d’une gestionnaire, qui nous initie à ces aspects et nous conseille.

Tout d’abord, il faut s’adapter aux contraintes de calendrier :

– le budget de l’année 2013 doit être déposé en octobre 2012, il faut donc anticiper l’organisation des journées d’étude jusqu’à un an à l’avance. Une saine habitude à prendre, mais, les activités ayant débuté à la rentrée 2012, il s’agit donc de trouver le bon rythme rapidement…

– une année budgétaire n’est pas une année civile : aucune dépense n’est possible entre la fin du mois de novembre et la fin du mois de janvier. Nous devons donc nous organiser en conséquence, notamment pour engager les frais des journées d’étude qui ont lieu en janvier et mars.

Ensuite, il faut s’adapter à des contraintes de fonctionnement qui sont un peu plus compliquées que dans la vie quotidienne :

– la réservation de billets de train passe obligatoirement par une agence de voyages, ce qui entraîne des frais supplémentaires,

– lorsque nous donnons un ticket de métro à un intervenant, nous devons en fait le récupérer après utilisation pour justifier nos frais,

Pour maîtriser notre budget, nous avons conçu un tableau de suivi des entrées et dépenses. Ainsi la colonne « ressources allouées » prend-elle en compte la dotation initiale (pour l’exemple, nous indiquons 900 euros), à laquelle peuvent s’ajouter différentes subventions. La colonne « dépenses » enregistre toutes les dépenses engagées pour l’organisation des journées d’étude ou les colloques. Les dépenses sont regroupées sous différents types (transports, frais d’impression, etc.), ce qui permet de préciser quelle somme dépensée correspond à quoi et de déterminer quels sont les domaines les plus coûteux. Enfin, le tableau calcule automatiquement la somme des dépenses et le montant restant des ressources allouées.

Publier ou ne pas publier ?

(Ce billet a été écrit à partir de mes notes et du compte-rendu de séance de Yoann)

Une des questions cruciales à l’ordre du jour de notre premier séminaire, qui a eu lieu ce 19 septembre, a été la question de la publication – non pas du côté du jeune chercheur, qui est de plus en plus encouragé à publier, mais du côté du jeune laboratoire, à qui les intervenants demandent parfois, lors de l’organisation de journées d’études, si celle-ci sera suivie d’une publication (en conséquence directe des encouragements à publier sus-mentionnés).

Qu’ont fait les laboratoires junior sur l’Antiquité qui nous ont précédé ? EMCA a choisi de publier les actes du colloque final (Figures de l’identité. Naissance et destin des modèles communautaires dans le monde romain, paru en 2011); CITRA vient tout juste de mettre fin à ses activités au premier semestre 2012, et nous ne savons pas ce qu’ils ont décidé.

En raison de l’organisation que nous avons choisie, avec un colloque à l’automne 2013 portant non pas sur l’ensemble de nos axes, mais sur les « mises en scène de l’autorité », il nous semble que si publication il y a, elle devrait porter sur un florilège d’interventions représentatives de l’ensemble de nos axes de recherche (figures de l’autorité, mises en scène de l’autorité, relations d’autorité, conflits d’autorité).

Mais une publication coûte cher: à titre d’exemple, sur le site des publications de la Maison de l’Orient et de la Méditerranée, on trouve dans la procédure de publication la phrase suivante: « pour donner un ordre de grandeur, le tirage à 400 exemplaires d’un ouvrage monochrome de 350 pages coûte environ 4000 € ». C’est-à-dire plus que toute la subvention qui nous a été accordée pour mettre en œuvre l’ensemble de nos activités. Nous n’avons en revanche pas encore d’informations sur le prix d’une publication électronique, qui devrait être plus abordable, et qui sera, toujours si publication il y a, très probablement l’option que nous choisirons. En tout cas, il nous faudra regarder toutes les maisons d’éditions universitaires, sans nous restreindre au paysage local, pour voir quelle est la meilleure option en termes de rapport qualité/prix.

Une question plus cruciale encore a été posée lors de notre séminaire : sera-t-on de taille à assurer une publication ? C’est à un véritable travail d’édition qu’il faut alors s’atteler, avec bien sûr relecture des manuscrits des auteurs, mais également harmonisation de l’ensemble selon les normes typographiques des publications envisagées. Combien seront encore vaillants et disponibles à la fin de nos activités pour accomplir cette tâche ?

La conclusion de ce débat qui a déchaîné les passions est donc que nous ne sommes pas en mesure d’assurer une publication pour le moment ; si nous en avons le temps et les moyens à la fin du projet (en 2014), une publication électronique sera envisagée.

Conclusion bien négative, direz-vous peut-être. Nous avons en revanche réaffirmé l’importance de publier sur notre site internet et sur ce blog divers types d’écrits susceptibles de rendre compte de nos activités et donc également de celle des intervenants de nos journées d’étude:

  • abstracts des interventions (onglet « résumés » du site)
  • comptes-rendus des journées d’études, réalisés par nos soins (onglet « comptes-rendus« )
  • communications complètes des intervenants qui le souhaitent (onglet « communications« )

Le blog pourra également être utilisé pour héberger une partie de ces comptes-rendus, qui pourront ainsi être mis à la discussion. Il faudrait un autre billet sur « comment gérer un site internet et un blog à la fois » – ce qui ne va pas sans doublets ni interrogations existentielles…

Julie Damaggio

Doctorante de l'Université Paris-Sorbonne, prépare une thèse d'édition des fragments d'Aelius Stilo et enseigne dans un collège de l'Isère ; co-rédactrice en chef du carnet Grammaticalia.

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